Integrar o Jotform em conformidade com o RGPD

O Jotform (jotform.com, Jotform Inc., EUA) é um construtor de formulários muito utilizado. Por predefinição, os formulários e os dados submetidos são tratados em servidores dos EUA; um servidor da UE pode ser selecionado em opção.

O Jotform oferece três regiões de servidor: US, UE e Canadá. A escolha é feita por conta e determina onde os formulários são alojados e as respostas armazenadas. Para o mercado alemão, o servidor da UE é a escolha óbvia — move o armazenamento para Frankfurt e atenua a questão do país terceiro. Importante: a mudança não é retroativa; os formulários e dados existentes têm de ser migrados ativamente.

No Jotform, a incorporação é normalmente feita através de um iframe mais um script «feeder» que ajusta a altura. Ambos carregam ao carregar a página. Quem quiser evitar isso liga o formulário alojado (form.jotform.com/...) ou carrega o iframe apenas após uma interação do utilizador. O Jotform define ainda cookies consoante as funções do formulário (por ex. guardar o progresso), que pertencem à declaração de cookies.

Um ponto frequentemente esquecido são as funções adicionais: as integrações de pagamento, o reCAPTCHA contra spam, os autorresponders de e-mail e as integrações com o Google Sheets ou sistemas CRM trazem, cada uma, os seus próprios destinatários e fluxos de dados. Cada integração ativa pertence à política de privacidade.

Isto é um risco?

Um formulário Jotform incorporado carrega scripts de jotform.com ou dos domínios CDN associados ao carregar a página e estabelece uma ligação aos servidores do Jotform. Esse acesso ao dispositivo não é necessário sem um uso ativo e está, portanto, sujeito a consentimento nos termos do § 25.º, n.º 1 do TDDDG se o formulário estiver integrado globalmente. Sem servidor da UE, os dados do formulário são armazenados nos EUA.

O que pode fazer

• Nas definições da conta Jotform, escolher o servidor da UE (residência de dados na UE) — isto tem de acontecer antes de criar os formulários, ou os formulários existentes têm de ser migrados.
• Não incorporar o formulário globalmente por script, mas ligá-lo ou carregá-lo apenas após um clique.
• Celebrar um contrato de subcontratação com o Jotform (disponível na conta).
• Nomear o Jotform na política de privacidade com fornecedor, localização do servidor, finalidade, dados do formulário e prazo de conservação.

Häufige Fragen

O Jotform com servidor da UE é utilizável em conformidade com o RGPD?

O servidor da UE move o alojamento e o armazenamento de dados para a UE e atenua assim a transferência para um país terceiro. A questão do consentimento para um script de formulário incorporado globalmente e o contrato de subcontratação não são afetados por isso.

Tenho de escolher o servidor da UE antes de criar os formulários?

Idealmente sim. A região de servidor aplica-se por conta e não é retroativa. Ao mudar, os formulários e respostas existentes têm de ser migrados ativamente para o servidor da UE.

Que cookies define o Jotform?

Vários, consoante as funções do formulário (gestão de sessão, guardar o progresso, proteção contra spam). Os cookies concretamente definidos devem ser verificados no separador de rede e documentados na declaração de cookies.

E quanto ao reCAPTCHA nos formulários Jotform?

Se ativar a proteção contra spam reCAPTCHA, o Google reCAPTCHA carrega no formulário — com as mesmas questões de proteção de dados que qualquer integração de reCAPTCHA. As alternativas são o honeypot próprio do Jotform ou um filtro temporal.

Como o consentglass ajuda

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