Integrar Jotform de forma conforme al RGPD

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., EE. UU.) es un creador de formularios muy extendido. Por defecto, los formularios y los datos enviados se tratan en servidores de EE. UU.; se puede elegir opcionalmente un servidor de la UE.

Jotform ofrece tres regiones de servidor: US, UE y Canadá. La elección se hace por cuenta y determina dónde se alojan los formularios y se almacenan las respuestas. Para el mercado alemán, el servidor de la UE es la elección obvia — traslada el almacenamiento a Fráncfort y alivia la cuestión del tercer país. Importante: el cambio no es retroactivo; los formularios y datos existentes deben migrarse activamente.

En Jotform, la incrustación suele hacerse mediante un iframe más un script «feeder» que ajusta la altura. Ambos se cargan al cargar la página. Quien quiera evitarlo enlaza el formulario alojado (form.jotform.com/...) o carga el iframe solo tras una interacción del usuario. Jotform además fija cookies según las funciones del formulario (p. ej. guardar el progreso), que deben figurar en la declaración de cookies.

Un punto a menudo pasado por alto son las funciones adicionales: las integraciones de pago, reCAPTCHA contra el spam, los autoresponders de correo y las integraciones con Google Sheets o sistemas CRM traen cada una sus propios destinatarios y flujos de datos. Cada integración activa debe figurar en la política de privacidad.

¿Es un riesgo?

Un formulario de Jotform incrustado carga scripts desde jotform.com o los dominios CDN asociados al cargar la página y establece una conexión con servidores de Jotform. Ese acceso al dispositivo no es necesario sin un uso activo y, por tanto, está sujeto a consentimiento según el art. 25.1 TDDDG si el formulario está integrado de forma global. Sin servidor de la UE, los datos del formulario se almacenan en EE. UU.

Qué puedes hacer

• En los ajustes de la cuenta de Jotform, elegir el servidor de la UE (residencia de datos en la UE) — esto debe hacerse antes de crear los formularios, o hay que migrar los formularios existentes.
• No incrustar el formulario de forma global mediante script, sino enlazarlo o cargarlo solo tras un clic.
• Firmar un contrato de encargo de tratamiento con Jotform (disponible en la cuenta).
• Nombrar Jotform en la política de privacidad con proveedor, ubicación del servidor, finalidad, datos de formulario y plazo de conservación.

Preguntas frecuentes

¿Es Jotform con servidor de la UE utilizable de forma conforme al RGPD?

El servidor de la UE traslada el alojamiento y el almacenamiento de datos a la UE y alivia así la transferencia a un tercer país. La cuestión del consentimiento para un script de formulario incrustado de forma global y el contrato de encargo no se ven afectados.

¿Tengo que elegir el servidor de la UE antes de crear los formularios?

Idealmente sí. La región de servidor rige por cuenta y no es retroactiva. Al cambiar, los formularios y respuestas existentes deben migrarse activamente al servidor de la UE.

¿Qué cookies fija Jotform?

Varias, según las funciones del formulario (gestión de sesión, guardar el progreso, protección antispam). Las cookies concretamente fijadas deberían comprobarse en la pestaña de red y documentarse en la declaración de cookies.

¿Qué pasa con reCAPTCHA en los formularios de Jotform?

Si activas la protección antispam de reCAPTCHA, Google reCAPTCHA se carga en el formulario — con las mismas cuestiones de protección de datos que cualquier integración de reCAPTCHA. Las alternativas son el honeypot propio de Jotform o un filtro temporal.

Cómo ayuda consentglass

El análisis gratuito comprueba el HTML entregado y muestra qué servicios están integrados, si se detecta un banner de cookies y si hay enlaces a la privacidad y al aviso legal — con contexto para cada hallazgo. No sustituye el asesoramiento jurídico.