Integrare Jotform in conformità al GDPR

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., USA) è un costruttore di moduli molto diffuso. Per impostazione predefinita, i moduli e i dati inviati vengono trattati su server statunitensi; un server UE è selezionabile in opzione.

Jotform offre tre regioni server: US, UE e Canada. La scelta viene fatta per account e determina dove i moduli sono ospitati e le risposte memorizzate. Per il mercato tedesco, il server UE è la scelta ovvia — sposta la memorizzazione a Francoforte e attenua la questione del paese terzo. Importante: il cambio non ha effetto retroattivo; i moduli e i dati esistenti devono essere migrati attivamente.

In Jotform, l'incorporamento avviene di solito tramite un iframe più uno script «feeder» che adatta l'altezza. Entrambi si caricano al caricamento della pagina. Chi vuole evitarlo collega il modulo ospitato (form.jotform.com/...) o carica l'iframe solo dopo un'interazione dell'utente. Jotform imposta inoltre cookie a seconda delle funzioni del modulo (ad es. salvare i progressi), che vanno nell'informativa sui cookie.

Un punto spesso trascurato sono le funzioni aggiuntive: le integrazioni di pagamento, reCAPTCHA contro lo spam, gli autoresponder e-mail e le integrazioni verso Google Sheets o sistemi CRM portano ciascuna i propri destinatari e flussi di dati. Ogni integrazione attiva va nell'informativa.

È un rischio?

Un modulo Jotform incorporato carica script da jotform.com o dai domini CDN associati al caricamento della pagina e stabilisce una connessione ai server Jotform. Questo accesso al dispositivo non è necessario senza un uso attivo ed è quindi soggetto a consenso ai sensi dell'art. 25, comma 1 TDDDG se il modulo è integrato globalmente. Senza server UE, i dati del modulo vengono memorizzati negli USA.

Cosa puoi fare

• Nelle impostazioni dell'account Jotform, scegliere il server UE (residenza dei dati nell'UE) — deve avvenire prima di creare i moduli, oppure i moduli esistenti devono essere migrati.
• Non incorporare il modulo globalmente tramite script, ma collegarlo o caricarlo solo dopo un clic.
• Stipulare un accordo sul trattamento dei dati con Jotform (disponibile nell'account).
• Nominare Jotform nell'informativa con fornitore, ubicazione del server, finalità, dati del modulo e periodo di conservazione.

Domande frequenti

Jotform con server UE è utilizzabile in conformità al GDPR?

Il server UE sposta l'hosting e la memorizzazione dei dati nell'UE e attenua così il trasferimento in un paese terzo. La questione del consenso per uno script di modulo incorporato globalmente e l'accordo sul trattamento non ne sono interessati.

Devo scegliere il server UE prima di creare i moduli?

Idealmente sì. La regione server vale per account e non è retroattiva. In caso di cambio, i moduli e le risposte esistenti devono essere migrati attivamente al server UE.

Quali cookie imposta Jotform?

Diversi, a seconda delle funzioni del modulo (gestione della sessione, salvataggio dei progressi, protezione antispam). I cookie effettivamente impostati andrebbero verificati nella scheda di rete e documentati nell'informativa sui cookie.

E per reCAPTCHA nei moduli Jotform?

Se si attiva la protezione antispam reCAPTCHA, Google reCAPTCHA si carica nel modulo — con le stesse questioni di protezione dei dati di qualsiasi integrazione di reCAPTCHA. Le alternative sono l'honeypot proprio di Jotform o un filtro temporale.

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