Вбудовування Jotform відповідно до GDPR

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., США) — поширений конструктор форм. За замовчуванням форми та надіслані дані обробляються на американських серверах; сервер у ЄС можна вибрати опціонально.

Jotform пропонує три серверні регіони: США, ЄС і Канаду. Вибір робиться для всього облікового запису і визначає, де розміщуються форми і зберігаються відповіді. Для німецького ринку сервер у ЄС — очевидний вибір: він переносить зберігання до Франкфурта і пом'якшує питання третіх країн. Важливо: перемикання не діє заднім числом; наявні форми і дані потрібно активно мігрувати.

Вбудовування в Jotform зазвичай відбувається через iframe плюс feeder-скрипт, який підганяє висоту. Обидва завантажуються під час відкриття сторінки. Хто хоче цього уникнути, дає посилання на розміщену форму (form.jotform.com/...) або завантажує iframe лише після взаємодії користувача. Крім того, Jotform залежно від функцій форми (напр. збереження прогресу) встановлює файли cookie, які належать до заяви про файли cookie.

Часто випускається з уваги момент — додаткові функції: платіжні інтеграції, reCAPTCHA проти спаму, автовідповідачі електронної пошти та інтеграції з Google Sheets або CRM-системами несуть кожна своїх одержувачів і потоки даних. Кожна активна інтеграція належить до політики конфіденційності.

Це ризик?

Вбудована форма Jotform під час відкриття сторінки завантажує скрипти з jotform.com або пов'язаних CDN-доменів і встановлює з'єднання із серверами Jotform. Цей доступ до кінцевого пристрою не є необхідним без активного використання і тому вимагає згоди за § 25 абз. 1 TDDDG, якщо форма вбудована глобально. Без сервера у ЄС дані форми зберігаються у США.

Що ви можете зробити

• У налаштуваннях облікового запису Jotform вибрати сервер у ЄС (резидентність даних у ЄС) — це має відбутися до створення форм, або наявні форми потрібно мігрувати.
• Форму не вбудовувати глобально через скрипт, а давати посилання або завантажувати лише після кліку.
• Укласти з Jotform договір про оброблення даних (доступний в обліковому записі).
• Зазначити Jotform у політиці конфіденційності з постачальником, розташуванням сервера, метою, даними форми і строком зберігання.

Поширені запитання

Чи можна використовувати Jotform із сервером у ЄС відповідно до GDPR?

Сервер у ЄС переносить хостинг і зберігання даних до ЄС і тим самим пом'якшує передавання до третьої країни. Питання згоди для глобально вбудованого скрипта форми і договір про оброблення при цьому лишаються незачепленими.

Чи потрібно вибирати сервер у ЄС до створення форм?

В ідеалі так. Серверний регіон діє для всього облікового запису і не має зворотної сили. Наявні форми і відповіді при зміні потрібно активно мігрувати на сервер у ЄС.

Які файли cookie встановлює Jotform?

Залежно від функцій форми (керування сеансами, збереження прогресу, захист від спаму) кілька. Конкретно встановлювані файли cookie слід перевірити у вкладці «Мережа» і задокументувати в заяві про файли cookie.

Як щодо reCAPTCHA у формах Jotform?

Якщо активувати захист від спаму reCAPTCHA, у формі завантажується Google reCAPTCHA — з тими самими питаннями захисту даних, що й за будь-якого вбудовування reCAPTCHA. Альтернативи — власний honeypot Jotform або часовий фільтр.

Як допомагає consentglass

Безкоштовна перевірка аналізує наданий HTML і показує, які сервіси вбудовано, чи виявлено банер cookie і чи є посилання на конфіденційність і контактні дані — з класифікацією для кожного висновку. Не замінює юридичну консультацію.