Jotformi lisamine GDPR-iga kooskõlas

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., USA) on laialt levinud vormikonstruktor. Vaikimisi töödeldakse vorme ja esitatud andmeid USA serverites; ELi serverit saab valikuliselt valida.

Jotform pakub kolme serveripiirkonda: USA, EL ja Kanada. Valik tehakse konto kohta ja määrab, kus vormid hostitakse ja vastused salvestatakse. Saksa turu jaoks on ELi server ilmne valik — see viib salvestamise Frankfurti ja leevendab kolmanda riigi küsimust. Tähtis: ümberlülitus ei mõju tagasiulatuvalt; olemasolevad vormid ja andmed tuleb aktiivselt migreerida.

Lisamine toimub Jotformis enamasti iframe'i pluss feeder-skripti kaudu, mis kohandab kõrgust. Mõlemad laadivad lehe avamisel. Kes soovib seda vältida, lingib hostitud vormi (form.jotform.com/...) või laadib iframe'i alles pärast kasutaja suhtlust. Jotform seab lisaks olenevalt vormi funktsioonidest (nt edenemise salvestamine) küpsiseid, mis kuuluvad küpsiste avaldusse.

Sageli tähelepanuta jääv punkt on lisafunktsioonid: maksete integratsioonid, reCAPTCHA rämpsposti vastu, e-posti automaatvastajad ja integratsioonid Google Sheetsi või CRM-süsteemidega toovad kaasa igaüks oma vastuvõtjad ja andmevood. Iga aktiivne integratsioon kuulub privaatsuspoliitikasse.

Kas see on risk?

Manustatud Jotformi vorm laadib lehe avamisel skripte aadressilt jotform.com või vastavatelt CDN-domeenidelt ja loob ühenduse Jotformi serveritega. See juurdepääs lõppseadmele ei ole ilma aktiivse kasutamiseta vajalik ja nõuab seega TDDDG § 25 lõike 1 kohaselt nõusolekut, kui vorm on lisatud globaalselt. Ilma ELi serverita salvestatakse vormiandmed USA-s.

Mida saate teha

• Jotformi kontosätetes valida ELi server (andmete asukoht ELis) — see peab toimuma enne vormide loomist või tuleb olemasolevad vormid migreerida.
• Vormi mitte lisada globaalselt skriptiga, vaid linkida või laadida alles pärast klõpsu.
• Sõlmida Jotformiga volitatud töötleja leping (saadaval kontos).
• Jotform nimetada privaatsuspoliitikas koos teenusepakkuja, serveri asukoha, eesmärgi, vormiandmete ja säilitusajaga.

Korduma kippuvad küsimused

Kas Jotformi ELi serveriga saab GDPR-iga kooskõlas kasutada?

ELi server viib hostimise ja andmete salvestamise ELi ja leevendab nii kolmandasse riiki edastamist. Nõusoleku küsimus globaalselt manustatud vormiskripti puhul ja volitatud töötleja leping jäävad sellest puutumata.

Kas ma pean ELi serveri valima enne vormide loomist?

Ideaaljuhul jah. Serveripiirkond kehtib konto kohta ega mõju tagasiulatuvalt. Olemasolevad vormid ja vastused tuleb muutmisel aktiivselt ELi serverisse migreerida.

Milliseid küpsiseid Jotform seab?

Olenevalt vormi funktsioonidest (seansihaldus, edenemise salvestamine, rämpspostitõrje) mitu. Konkreetselt seatud küpsised tuleks kontrollida võrgu-vahekaardil ja dokumenteerida küpsiste avalduses.

Kuidas on lood reCAPTCHA-ga Jotformi vormides?

Kui aktiveerite reCAPTCHA rämpspostitõrje, laadib vormis Google reCAPTCHA — samade andmekaitseküsimustega nagu iga reCAPTCHA lisamise puhul. Alternatiiviks on Jotformi enda honeypot või ajafilter.

Kuidas consentglass aitab

Tasuta kontroll analüüsib edastatud HTML-i ja näitab, millised teenused on manustatud, kas küpsiseriba on tuvastatud ning kas lingid privaatsusele ja kontaktandmetele on olemas — klassifikatsiooniga iga leiu juures. Ei asenda õigusnõustamist.