Ενσωμάτωση του Jotform σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ

Το Jotform (jotform.com, Jotform Inc., ΗΠΑ) είναι ένας ευρέως χρησιμοποιούμενος κατασκευαστής φορμών. Από προεπιλογή, οι φόρμες και τα υποβληθέντα δεδομένα υφίστανται επεξεργασία σε διακομιστές των ΗΠΑ· ένας διακομιστής ΕΕ μπορεί να επιλεγεί προαιρετικά.

Το Jotform προσφέρει τρεις περιοχές διακομιστή: US, ΕΕ και Καναδά. Η επιλογή γίνεται ανά λογαριασμό και καθορίζει πού φιλοξενούνται οι φόρμες και αποθηκεύονται οι απαντήσεις. Για τη γερμανική αγορά, ο διακομιστής ΕΕ είναι η προφανής επιλογή — μεταφέρει την αποθήκευση στη Φρανκφούρτη και μετριάζει το ζήτημα της τρίτης χώρας. Σημαντικό: η αλλαγή δεν έχει αναδρομική ισχύ· οι υπάρχουσες φόρμες και τα δεδομένα πρέπει να μεταφερθούν ενεργά.

Στο Jotform, η ενσωμάτωση γίνεται συνήθως μέσω ενός iframe συν ενός σεναρίου «feeder» που προσαρμόζει το ύψος. Και τα δύο φορτώνουν κατά τη φόρτωση της σελίδας. Όποιος θέλει να το αποφύγει, συνδέει τη φιλοξενούμενη φόρμα (form.jotform.com/...) ή φορτώνει το iframe μόνο μετά από μια αλληλεπίδραση του χρήστη. Το Jotform θέτει επιπλέον cookies ανάλογα με τις λειτουργίες της φόρμας (π.χ. αποθήκευση προόδου), που ανήκουν στη δήλωση cookies.

Ένα σημείο που συχνά παραβλέπεται είναι οι πρόσθετες λειτουργίες: οι ενσωματώσεις πληρωμών, το reCAPTCHA κατά του spam, οι αυτόματες απαντήσεις e-mail και οι ενσωματώσεις με το Google Sheets ή συστήματα CRM φέρνουν η καθεμία τους δικούς της αποδέκτες και ροές δεδομένων. Κάθε ενεργή ενσωμάτωση ανήκει στην πολιτική απορρήτου.

Είναι κίνδυνος;

Μια ενσωματωμένη φόρμα Jotform φορτώνει σενάρια από το jotform.com ή τους σχετικούς τομείς CDN κατά τη φόρτωση της σελίδας και δημιουργεί σύνδεση με τους διακομιστές του Jotform. Αυτή η πρόσβαση στη συσκευή δεν είναι απαραίτητη χωρίς ενεργή χρήση και υπόκειται συνεπώς σε συγκατάθεση κατά το άρθρο 25 παρ. 1 TDDDG, αν η φόρμα είναι ενσωματωμένη καθολικά. Χωρίς διακομιστή ΕΕ, τα δεδομένα της φόρμας αποθηκεύονται στις ΗΠΑ.

Τι μπορείτε να κάνετε

• Στις ρυθμίσεις λογαριασμού του Jotform, επιλέξτε τον διακομιστή ΕΕ (τόπος διαμονής δεδομένων στην ΕΕ) — αυτό πρέπει να γίνει πριν από τη δημιουργία των φορμών, ή οι υπάρχουσες φόρμες πρέπει να μεταφερθούν.
• Μην ενσωματώνετε τη φόρμα καθολικά μέσω σεναρίου, αλλά συνδέστε την ή φορτώστε την μόνο μετά από ένα κλικ.
• Συνάψτε μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων με το Jotform (διαθέσιμη στον λογαριασμό).
• Αναφέρετε το Jotform στην πολιτική απορρήτου με πάροχο, τοποθεσία διακομιστή, σκοπό, δεδομένα φόρμας και χρόνο διατήρησης.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι το Jotform με διακομιστή ΕΕ χρησιμοποιήσιμο σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ;

Ο διακομιστής ΕΕ μεταφέρει τη φιλοξενία και την αποθήκευση δεδομένων στην ΕΕ και μετριάζει έτσι τη διαβίβαση σε τρίτη χώρα. Το ζήτημα της συγκατάθεσης για ένα καθολικά ενσωματωμένο σενάριο φόρμας και η σύμβαση επεξεργασίας δεν επηρεάζονται από αυτό.

Πρέπει να επιλέξω τον διακομιστή ΕΕ πριν δημιουργήσω τις φόρμες;

Ιδανικά ναι. Η περιοχή διακομιστή ισχύει ανά λογαριασμό και δεν έχει αναδρομική ισχύ. Σε περίπτωση αλλαγής, οι υπάρχουσες φόρμες και απαντήσεις πρέπει να μεταφερθούν ενεργά στον διακομιστή ΕΕ.

Ποια cookies θέτει το Jotform;

Πολλά, ανάλογα με τις λειτουργίες της φόρμας (διαχείριση συνεδρίας, αποθήκευση προόδου, προστασία από spam). Τα cookies που τίθενται συγκεκριμένα θα πρέπει να ελεγχθούν στην καρτέλα δικτύου και να τεκμηριωθούν στη δήλωση cookies.

Τι γίνεται με το reCAPTCHA στις φόρμες Jotform;

Αν ενεργοποιήσετε την προστασία από spam reCAPTCHA, το Google reCAPTCHA φορτώνει στη φόρμα — με τα ίδια ζητήματα προστασίας δεδομένων όπως σε κάθε ενσωμάτωση reCAPTCHA. Οι εναλλακτικές είναι το δικό του honeypot του Jotform ή ένα χρονικό φίλτρο.

Πώς βοηθά το consentglass

Ο δωρεάν έλεγχος αναλύει το παραδοθέν HTML και δείχνει ποιες υπηρεσίες είναι ενσωματωμένες, αν έχει εντοπιστεί η μπάρα cookies και αν υπάρχουν οι σύνδεσμοι προς απόρρητο και στοιχεία επικοινωνίας — με κατάταξη σε κάθε εύρημα. Δεν αντικαθιστά νομική συμβουλή.