Integracja Jotform zgodnie z RODO

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., USA) to szeroko stosowany kreator formularzy. Domyślnie formularze i przesłane dane są przetwarzane na serwerach w USA; opcjonalnie można wybrać serwer UE.

Jotform oferuje trzy regiony serwerów: US, UE i Kanada. Wybór jest dokonywany na konto i określa, gdzie formularze są hostowane, a odpowiedzi przechowywane. Dla rynku niemieckiego serwer UE to oczywisty wybór — przenosi przechowywanie do Frankfurtu i łagodzi kwestię państwa trzeciego. Ważne: zmiana nie działa wstecz; istniejące formularze i dane trzeba aktywnie zmigrować.

W Jotform osadzanie odbywa się zwykle przez ramkę iframe plus skrypt „feeder” dostosowujący wysokość. Oba ładują się przy wczytywaniu strony. Kto chce tego uniknąć, linkuje hostowany formularz (form.jotform.com/...) albo ładuje ramkę iframe dopiero po interakcji użytkownika. Jotform ustawia ponadto pliki cookie w zależności od funkcji formularza (np. zapisywanie postępu), które należą do informacji o plikach cookie.

Często pomijanym punktem są funkcje dodatkowe: integracje płatności, reCAPTCHA przeciw spamowi, autorespondery e-mail oraz integracje z Google Sheets lub systemami CRM wnoszą każde własnych odbiorców i przepływy danych. Każda aktywna integracja należy do polityki prywatności.

Czy to ryzyko?

Osadzony formularz Jotform ładuje przy wczytywaniu strony skrypty z jotform.com lub powiązanych domen CDN i nawiązuje połączenie z serwerami Jotform. Ten dostęp do urządzenia nie jest potrzebny bez aktywnego użycia i wymaga więc zgody zgodnie z § 25 ust. 1 TDDDG, jeśli formularz jest zintegrowany globalnie. Bez serwera UE dane formularza są przechowywane w USA.

Co możesz zrobić

• W ustawieniach konta Jotform wybrać serwer UE (rezydencja danych w UE) — musi to nastąpić przed utworzeniem formularzy albo istniejące formularze trzeba zmigrować.
• Nie osadzać formularza globalnie przez skrypt, lecz linkować go lub ładować dopiero po kliknięciu.
• Zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych z Jotform (dostępna w koncie).
• Wymienić Jotform w polityce prywatności z dostawcą, lokalizacją serwera, celem, danymi formularza i okresem przechowywania.

Częste pytania

Czy Jotform z serwerem UE można używać zgodnie z RODO?

Serwer UE przenosi hosting i przechowywanie danych do UE i łagodzi w ten sposób przekazanie do państwa trzeciego. Kwestia zgody dla globalnie osadzonego skryptu formularza i umowa powierzenia nie są tym objęte.

Czy muszę wybrać serwer UE przed utworzeniem formularzy?

Najlepiej tak. Region serwera obowiązuje na konto i nie działa wstecz. Przy zmianie istniejące formularze i odpowiedzi trzeba aktywnie zmigrować na serwer UE.

Jakie pliki cookie ustawia Jotform?

Kilka, w zależności od funkcji formularza (zarządzanie sesją, zapisywanie postępu, ochrona przed spamem). Konkretnie ustawiane pliki cookie należy sprawdzić w karcie sieci i udokumentować w informacji o plikach cookie.

A co z reCAPTCHA w formularzach Jotform?

Jeśli włączysz ochronę antyspamową reCAPTCHA, Google reCAPTCHA ładuje się w formularzu — z tymi samymi kwestiami ochrony danych co przy każdej integracji reCAPTCHA. Alternatywą jest własny honeypot Jotform lub filtr czasowy.

Jak pomaga consentglass

Bezpłatny skan sprawdza dostarczony HTML i pokazuje, jakie usługi są osadzone, czy wykryto baner cookie oraz czy są linki do prywatności i noty prawnej — z omówieniem dla każdego ustalenia. Nie zastępuje porady prawnej.