Ugradnja Jotforma u skladu s GDPR-om

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., SAD) je raširen alat za izradu obrazaca. Standardno se obrasci i poslani podaci obrađuju na američkim poslužiteljima; poslužitelj u EU može se odabrati opcijski.

Jotform nudi tri poslužiteljske regije: SAD, EU i Kanadu. Odabir se donosi po računu i određuje gdje se obrasci hostiraju i odgovori pohranjuju. Za njemačko tržište poslužitelj u EU je logičan izbor — premješta pohranu u Frankfurt i ublažava pitanje trećih zemalja. Važno: prebacivanje ne djeluje retroaktivno; postojeći obrasci i podaci moraju se aktivno migrirati.

Ugradnja se kod Jotforma najčešće odvija putem iframea plus feeder skripte koja prilagođava visinu. Oboje se učitava pri otvaranju stranice. Tko to želi izbjeći, povezuje hostirani obrazac (form.jotform.com/...) ili učitava iframe tek nakon interakcije korisnika. Jotform osim toga ovisno o funkcijama obrasca (npr. spremanje napretka) postavlja kolačiće koji pripadaju u izjavu o kolačićima.

Često previđena točka su dodatne funkcije: integracije plaćanja, reCAPTCHA protiv neželjene pošte, e-mail autoresponderi i integracije s Google Sheets ili CRM sustavima donose svaka svoje primatelje i tokove podataka. Svaka aktivna integracija pripada u izjavu o zaštiti podataka.

Je li ovo rizik?

Ugrađeni Jotform obrazac pri otvaranju stranice učitava skripte s jotform.com odnosno pripadajućih CDN domena i uspostavlja vezu s Jotform poslužiteljima. Taj pristup krajnjem uređaju bez aktivnog korištenja nije potreban i time zahtijeva privolu prema § 25. st. 1. TDDDG-a ako je obrazac ugrađen globalno. Bez poslužitelja u EU podaci obrasca pohranjuju se u SAD-u.

Što možete učiniti

• U postavkama Jotform računa odabrati poslužitelj u EU (rezidencija podataka u EU) — to se mora dogoditi prije izrade obrazaca odnosno postojeći obrasci moraju se migrirati.
• Obrazac ne ugrađivati globalno putem skripte, nego ga povezati ili naknadno učitati tek nakon klika.
• Sklopiti s Jotformom ugovor o obradi (dostupan u računu).
• Jotform navesti u izjavi o zaštiti podataka s pružateljem, lokacijom poslužitelja, svrhom, podacima obrasca i rokom pohrane.

Česta pitanja

Može li se Jotform s poslužiteljem u EU koristiti u skladu s GDPR-om?

Poslužitelj u EU premješta hosting i pohranu podataka u EU i time ublažava prijenos u treću zemlju. Pitanje privole za globalno ugrađenu skriptu obrasca i ugovor o obradi time ostaju nepromijenjeni.

Moram li odabrati poslužitelj u EU prije izrade obrazaca?

U idealnom slučaju da. Poslužiteljska regija vrijedi po računu i ne djeluje retroaktivno. Postojeći obrasci i odgovori moraju se pri promjeni aktivno migrirati na poslužitelj u EU.

Koje kolačiće postavlja Jotform?

Ovisno o funkcijama obrasca (upravljanje sesijama, spremanje napretka, zaštita od neželjene pošte) nekoliko. Konkretno postavljene kolačiće treba provjeriti u kartici Mreža i dokumentirati u izjavi o kolačićima.

Što je s reCAPTCHA-om u Jotform obrascima?

Ako aktivirate reCAPTCHA zaštitu od neželjene pošte, u obrascu se učitava Google reCAPTCHA — s istim pitanjima zaštite podataka kao kod svake ugradnje reCAPTCHA-e. Alternative su Jotformov vlastiti honeypot ili vremenski filtar.

Kako pomaže consentglass

Besplatno skeniranje provjerava isporučeni HTML i pokazuje koje su usluge ugrađene, je li otkrivena traka za kolačiće te jesu li poveznice na privatnost i impresum prisutne — s razvrstavanjem uz svako otkriće. Ne zamjenjuje pravni savjet.