Vgradnja Jotforma skladno z GDPR

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., ZDA) je razširjeno orodje za izdelavo obrazcev. Privzeto se obrazci in poslani podatki obdelujejo na ameriških strežnikih; strežnik v EU je mogoče izbrati izbirno.

Jotform ponuja tri strežniške regije: ZDA, EU in Kanado. Izbira se opravi za celoten račun in določa, kje se obrazci gostujejo in shranjujejo odgovori. Za nemški trg je strežnik v EU očitna izbira — shranjevanje prestavi v Frankfurt in omili vprašanje tretjih držav. Pomembno: preklop ne deluje za nazaj; obstoječe obrazce in podatke je treba aktivno migrirati.

Vgradnja pri Jotform običajno poteka prek iframea in feeder skripte, ki prilagodi višino. Oboje se naloži ob odprtju strani. Kdor se temu želi izogniti, poveže na gostovani obrazec (form.jotform.com/...) ali naloži iframe šele po interakciji uporabnika. Jotform poleg tega glede na funkcije obrazca (npr. shranjevanje napredka) nastavi piškotke, ki spadajo v izjavo o piškotkih.

Pogosto spregledana točka so dodatne funkcije: plačilne integracije, reCAPTCHA proti neželeni pošti, e-poštni samodejni odzivniki in integracije z Google Sheets ali sistemi CRM prinesejo vsaka svoje prejemnike in tokove podatkov. Vsaka aktivna integracija spada v izjavo o zasebnosti.

Je to tveganje?

Vgrajen obrazec Jotform ob odprtju strani naloži skripte s jotform.com oz. pripadajočih CDN domen in vzpostavi povezavo s strežniki Jotform. Ta dostop do končne naprave brez aktivne uporabe ni potreben in tako po § 25 odst. 1 TDDDG zahteva privolitev, če je obrazec vgrajen globalno. Brez strežnika v EU se podatki obrazca shranjujejo v ZDA.

Kaj lahko storite

• V nastavitvah računa Jotform izbrati strežnik v EU (rezidenca podatkov v EU) — to se mora zgoditi pred izdelavo obrazcev oz. je treba obstoječe obrazce migrirati.
• Obrazca ne vgraditi globalno prek skripte, temveč nanj povezati ali ga naložiti šele po kliku.
• Skleniti z Jotform pogodbo o obdelavi podatkov (na voljo v računu).
• Jotform navesti v izjavi o zasebnosti s ponudnikom, lokacijo strežnika, namenom, podatki obrazca in rokom hrambe.

Pogosta vprašanja

Ali je Jotform s strežnikom v EU mogoče uporabljati skladno z GDPR?

Strežnik v EU prestavi gostovanje in shranjevanje podatkov v EU in tako omili prenos v tretjo državo. Vprašanje privolitve za globalno vgrajeno skripto obrazca in pogodba o obdelavi ostaneta s tem nespremenjena.

Ali moram strežnik v EU izbrati pred izdelavo obrazcev?

V idealnem primeru da. Strežniška regija velja za celoten račun in ne deluje za nazaj. Obstoječe obrazce in odgovore je treba pri zamenjavi aktivno migrirati na strežnik v EU.

Katere piškotke nastavi Jotform?

Glede na funkcije obrazca (upravljanje sej, shranjevanje napredka, zaščita pred neželeno pošto) več. Konkretno nastavljene piškotke je treba preveriti v zavihku Omrežje in dokumentirati v izjavi o piškotkih.

Kaj pa reCAPTCHA v obrazcih Jotform?

Če aktivirate zaščito pred neželeno pošto reCAPTCHA, se v obrazcu naloži Google reCAPTCHA — z enakimi vprašanji varstva podatkov kot pri vsaki vgradnji reCAPTCHA. Alternativi sta Jotformov lasten honeypot ali časovni filter.

Kako pomaga consentglass

Brezplačno skeniranje preveri dostavljeni HTML in prikaže, katere storitve so vgrajene, ali je zaznana pasica za piškotke ter ali sta povezavi na zasebnost in kolofon prisotni — z umestitvijo pri vsaki ugotovitvi. Ne nadomešča pravnega svetovanja.