Zapojení Jotform v souladu s GDPR

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., USA) je rozšířený stavebnicový nástroj na formuláře. Standardně se formuláře a odeslaná data zpracovávají na amerických serverech; server v EU lze volitelně zvolit.

Jotform nabízí tři serverové regiony: US, EU a Kanadu. Volba se provádí pro celý účet a určuje, kde se formuláře hostují a ukládají odpovědi. Pro německý trh je server v EU nasnadě — přesouvá ukládání do Frankfurtu a zmírňuje otázku třetích zemí. Důležité: přepnutí nepůsobí zpětně; stávající formuláře a data se musí aktivně migrovat.

Vložení probíhá u Jotform většinou přes iframe plus feeder skript, který přizpůsobuje výšku. Obojí se načítá při načtení stránky. Kdo tomu chce předejít, odkazuje na hostovaný formulář (form.jotform.com/...) nebo načítá iframe až po interakci uživatele. Jotform navíc nastavuje podle funkcí formuláře (např. uložení postupu) cookies, které patří do prohlášení o cookies.

Často přehlíženým bodem jsou doplňkové funkce: platební integrace, reCAPTCHA proti spamu, e-mailové autorespondery a integrace na Google Sheets nebo CRM systémy s sebou přinášejí vlastní příjemce a datové toky. Každá aktivní integrace patří do zásad ochrany osobních údajů.

Je to riziko?

Vložený formulář Jotform načítá při načtení stránky skripty z jotform.com resp. příslušných CDN domén a navazuje spojení se servery Jotform. Tento přístup ke koncovému zařízení není bez aktivního použití nutný a vyžaduje tak podle § 25 odst. 1 TDDDG souhlas, pokud je formulář vložen globálně. Bez serveru v EU se data formuláře ukládají v USA.

Co můžete udělat

• V nastavení účtu Jotform zvolit server v EU (rezidence dat v EU) — to musí proběhnout před vytvořením formulářů resp. je nutné stávající formuláře migrovat.
• Formulář nevkládat globálně přes skript, ale odkazovat nebo donačítat až po kliknutí.
• Uzavřít s Jotform smlouvu o zpracování osobních údajů (dostupná v účtu).
• Jotform uvést v zásadách ochrany osobních údajů s poskytovatelem, umístěním serveru, účelem, daty formuláře a dobou uložení.

Časté dotazy

Lze Jotform se serverem v EU používat v souladu s GDPR?

Server v EU přesouvá hosting a ukládání dat do EU a zmírňuje tak přenos do třetí země. Otázka souhlasu pro globálně vložený skript formuláře a smlouva o zpracování tím zůstávají nedotčeny.

Musím server v EU zvolit před vytvořením formulářů?

Ideálně ano. Serverový region platí pro celý účet a nepůsobí zpětně. Stávající formuláře a odpovědi se musí při změně aktivně migrovat na server v EU.

Jaké cookies nastavuje Jotform?

Podle funkcí formuláře (správa relací, uložení postupu, ochrana proti spamu) několik. Konkrétně nastavené cookies by měly být ověřeny na kartě Síť a zdokumentovány v prohlášení o cookies.

Co s reCAPTCHA ve formulářích Jotform?

Pokud aktivujete ochranu proti spamu reCAPTCHA, načítá se ve formuláři Google reCAPTCHA — se stejnými otázkami ochrany osobních údajů jako u každého zapojení reCAPTCHA. Alternativou je vlastní honeypot Jotform nebo časový filtr.

Jak pomáhá consentglass

Bezplatný sken kontroluje dodané HTML a ukazuje, které služby jsou vložené, zda je rozpoznána cookie lišta a zda jsou odkazy na soukromí a tiráž — se zařazením u každého zjištění. Nenahrazuje právní poradenství.