Bädda in Jotform i enlighet med GDPR

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., USA) är ett utbrett verktyg för att bygga formulär. Som standard behandlas formulär och inskickade uppgifter på amerikanska servrar; en EU-server kan väljas valfritt.

Jotform erbjuder tre serverregioner: US, EU och Kanada. Valet görs per konto och bestämmer var formulären hostas och svaren lagras. För den tyska marknaden är EU-servern det naturliga valet — den flyttar lagringen till Frankfurt och dämpar tredjelandsfrågan. Viktigt: omställningen verkar inte retroaktivt; befintliga formulär och data måste migreras aktivt.

Inbäddningen sker hos Jotform oftast via en iframe plus ett feeder-skript som anpassar höjden. Bägge laddas vid sidöppning. Den som vill undvika detta länkar till det hostade formuläret (form.jotform.com/...) eller laddar iframen först efter en användarinteraktion. Jotform sätter dessutom beroende på formulärfunktionerna (t.ex. spara framsteg) cookies som hör hemma i cookieförklaringen.

En ofta förbisedd punkt är tilläggsfunktionerna: betalningsintegrationer, reCAPTCHA mot skräppost, e-post-autosvar och integrationer mot Google Sheets eller CRM-system för var och en med sig egna mottagare och dataflöden. Varje aktiv integration hör hemma i integritetspolicyn.

Är detta en risk?

Ett inbäddat Jotform-formulär laddar vid sidöppning skript från jotform.com respektive de tillhörande CDN-domänerna och upprättar en anslutning till Jotform-servrarna. Denna åtkomst till terminalutrustningen är inte nödvändig utan aktiv användning och är därmed samtyckespliktig enligt § 25.1 TDDDG om formuläret är inbäddat globalt. Utan EU-server lagras formulärdata i USA.

Vad du kan göra

• I Jotform-kontoinställningarna välja EU-servern (dataresidens i EU) — detta måste ske innan formulären skapas, annars måste befintliga formulär migreras.
• Bädda inte in formuläret globalt via skript, utan länka till det eller ladda det först efter ett klick.
• Ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med Jotform (tillgängligt i kontot).
• Nämn Jotform i integritetspolicyn med leverantör, serverplacering, ändamål, formulärdata och lagringstid.

Vanliga frågor

Kan Jotform med EU-server användas i enlighet med GDPR?

EU-servern flyttar hosting och datalagring till EU och dämpar därmed tredjelandsöverföringen. Samtyckesfrågan för ett globalt inbäddat formulärskript och personuppgiftsbiträdesavtalet förblir opåverkade av detta.

Måste jag välja EU-servern innan formulären skapas?

Idealt sett ja. Serverregionen gäller per konto och verkar inte retroaktivt. Befintliga formulär och svar måste vid ett byte migreras aktivt till EU-servern.

Vilka cookies sätter Jotform?

Beroende på formulärfunktionerna (sessionshantering, spara framsteg, skräppostskydd) flera. De konkret satta cookies bör kontrolleras i fliken Nätverk och dokumenteras i cookieförklaringen.

Vad gäller för reCAPTCHA i Jotform-formulär?

Aktiverar man reCAPTCHA-skräppostskyddet laddas Google reCAPTCHA i formuläret — med samma dataskyddsfrågor som vid varje reCAPTCHA-inbäddning. Alternativ är Jotforms egen honeypot eller ett tidsfilter.

Så hjälper consentglass

Den gratis skanningen kontrollerar den levererade HTML-koden och visar vilka tjänster som är inbäddade, om en cookiebanner upptäcks och om länkar till integritet och ansvarig utgivare finns — med sammanhang för varje fynd. Den ersätter inte juridisk rådgivning.