Vloženie Jotform v súlade s GDPR

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., USA) je rozšírený stavebnicový nástroj na formuláre. Štandardne sa formuláre a odoslané údaje spracúvajú na amerických serveroch; server v EÚ možno zvoliť voliteľne.

Jotform ponúka tri serverové regióny: USA, EÚ a Kanadu. Voľba sa robí pre celý účet a určuje, kde sa formuláre hostujú a ukladajú odpovede. Pre nemecký trh je server v EÚ nasnade — presúva ukladanie do Frankfurtu a zmierňuje otázku tretích krajín. Dôležité: prepnutie nepôsobí spätne; existujúce formuláre a údaje sa musia aktívne migrovať.

Vloženie prebieha pri Jotform väčšinou cez iframe plus feeder skript, ktorý prispôsobuje výšku. Oboje sa načítava pri načítaní stránky. Kto tomu chce predísť, odkazuje na hostovaný formulár (form.jotform.com/...) alebo načítava iframe až po interakcii používateľa. Jotform navyše nastavuje podľa funkcií formulára (napr. uloženie postupu) súbory cookie, ktoré patria do vyhlásenia o súboroch cookie.

Často prehliadaným bodom sú doplnkové funkcie: platobné integrácie, reCAPTCHA proti spamu, e-mailové autorespondery a integrácie na Google Sheets alebo CRM systémy si so sebou prinášajú vlastných príjemcov a dátové toky. Každá aktívna integrácia patrí do zásad ochrany osobných údajov.

Je to riziko?

Vložený formulár Jotform načítava pri načítaní stránky skripty z jotform.com resp. príslušných CDN domén a nadväzuje spojenie so servermi Jotform. Tento prístup ku koncovému zariadeniu nie je bez aktívneho použitia potrebný a vyžaduje tak podľa § 25 ods. 1 TDDDG súhlas, ak je formulár vložený globálne. Bez servera v EÚ sa údaje formulára ukladajú v USA.

Čo môžete urobiť

• V nastaveniach účtu Jotform zvoliť server v EÚ (rezidencia údajov v EÚ) — to sa musí stať pred vytvorením formulárov resp. je nutné existujúce formuláre migrovať.
• Formulár nevkladať globálne cez skript, ale odkazovať alebo donačítať až po kliknutí.
• Uzavrieť s Jotform zmluvu o spracúvaní osobných údajov (dostupná v účte).
• Jotform uviesť v zásadách ochrany osobných údajov s poskytovateľom, umiestnením servera, účelom, údajmi formulára a dobou uloženia.

Časté otázky

Dá sa Jotform so serverom v EÚ používať v súlade s GDPR?

Server v EÚ presúva hosting a ukladanie údajov do EÚ a zmierňuje tak prenos do tretej krajiny. Otázka súhlasu pre globálne vložený skript formulára a zmluva o spracúvaní tým zostávajú nedotknuté.

Musím server v EÚ zvoliť pred vytvorením formulárov?

Ideálne áno. Serverový región platí pre celý účet a nepôsobí spätne. Existujúce formuláre a odpovede sa musia pri zmene aktívne migrovať na server v EÚ.

Aké súbory cookie nastavuje Jotform?

Podľa funkcií formulára (správa relácií, uloženie postupu, ochrana proti spamu) niekoľko. Konkrétne nastavené súbory cookie by mali byť overené na karte Sieť a zdokumentované vo vyhlásení o súboroch cookie.

Čo s reCAPTCHA vo formulároch Jotform?

Ak aktivujete ochranu proti spamu reCAPTCHA, vo formulári sa načíta Google reCAPTCHA — s rovnakými otázkami ochrany osobných údajov ako pri každom vložení reCAPTCHA. Alternatívou je vlastný honeypot Jotform alebo časový filter.

Ako pomáha consentglass

Bezplatný sken kontroluje dodané HTML a ukazuje, ktoré služby sú vložené, či je rozpoznaná cookie lišta a či sú odkazy na súkromie a tiráž — so zaradením pri každom zistení. Nenahrádza právne poradenstvo.