A Jotform beépítése a GDPR-nak megfelelően

A Jotform (jotform.com, Jotform Inc., USA) egy széles körben elterjedt űrlapkészítő. Alapértelmezés szerint az űrlapokat és a beküldött adatokat USA-beli szervereken dolgozzák fel; EU-s szerver opcionálisan választható.

A Jotform három szerverrégiót kínál: USA, EU és Kanada. A választás fiókonként történik, és meghatározza, hol hostolják az űrlapokat és hol tárolják a válaszokat. A német piac számára az EU-s szerver a kézenfekvő választás — a tárolást Frankfurtba helyezi, és enyhíti a harmadik országokkal kapcsolatos kérdést. Fontos: az átállás nem hat visszamenőleg; a meglévő űrlapokat és adatokat aktívan migrálni kell.

A beágyazás a Jotformnál többnyire iframe plusz egy feeder szkript révén történik, amely a magasságot igazítja. Mindkettő az oldal megnyitásakor betölt. Aki ezt el akarja kerülni, a hostolt űrlapra hivatkozik (form.jotform.com/...), vagy az iframe-et csak felhasználói interakció után tölti be. A Jotform ezenkívül az űrlap funkcióitól függően (pl. haladás mentése) sütiket állít be, amelyek a süti-tájékoztatóba tartoznak.

Gyakran figyelmen kívül hagyott pont a kiegészítő funkciók: a fizetési integrációk, a reCAPTCHA a spam ellen, az e-mail autoválaszolók és a Google Sheets vagy CRM-rendszerek felé irányuló integrációk mindegyike saját címzetteket és adatáramlásokat hoz magával. Minden aktív integráció az adatvédelmi tájékoztatóba tartozik.

Kockázat ez?

Egy beágyazott Jotform-űrlap az oldal megnyitásakor szkripteket tölt be a jotform.com-ról, illetve a hozzá tartozó CDN-doménekről, és kapcsolatot épít ki a Jotform szervereivel. Ez a végberendezéshez való hozzáférés aktív használat nélkül nem szükséges, és így a TDDDG 25. § (1) bekezdése szerint hozzájáruláshoz kötött, ha az űrlap globálisan van beágyazva. EU-s szerver nélkül az űrlapadatokat az USA-ban tárolják.

Mit tehet

• A Jotform fiókbeállításokban az EU-s szervert (adattárolás az EU-ban) választani — ennek az űrlapok létrehozása előtt kell megtörténnie, illetve a meglévő űrlapokat migrálni kell.
• Az űrlapot ne szkripttel globálisan beágyazni, hanem hivatkozni rá vagy csak kattintás után utólag betölteni.
• Adatfeldolgozási szerződést kötni a Jotformmal (a fiókban elérhető).
• A Jotformot az adatvédelmi tájékoztatóban megnevezni a szolgáltatóval, a szerver helyével, a céllal, az űrlapadatokkal és a tárolási idővel.

Gyakori kérdések

Használható a Jotform EU-s szerverrel a GDPR-nak megfelelően?

Az EU-s szerver a hostingot és az adattárolást az EU-ba helyezi, és így enyhíti a harmadik országba történő továbbítást. A globálisan beágyazott űrlapszkript hozzájárulási kérdése és az adatfeldolgozási szerződés ettől érintetlen marad.

Az űrlapok létrehozása előtt kell kiválasztanom az EU-s szervert?

Ideális esetben igen. A szerverrégió fiókonként érvényes, és nem hat visszamenőleg. A meglévő űrlapokat és válaszokat váltáskor aktívan migrálni kell az EU-s szerverre.

Milyen sütiket állít be a Jotform?

Az űrlap funkcióitól függően (munkamenet-kezelés, haladás mentése, spamvédelem) többet. A konkrétan beállított sütiket a Hálózat fülön kell ellenőrizni, és a süti-tájékoztatóban dokumentálni.

Mi a helyzet a reCAPTCHA-val a Jotform-űrlapokban?

Ha aktiválja a reCAPTCHA spamvédelmet, az űrlapban betöltődik a Google reCAPTCHA — ugyanazokkal az adatvédelmi kérdésekkel, mint bármely reCAPTCHA-beépítésnél. Alternatívák a Jotform saját honeypotja vagy egy időszűrő.

Hogyan segít a consentglass

Az ingyenes ellenőrzés megvizsgálja a kiszolgált HTML-t, és megmutatja, mely szolgáltatások vannak beágyazva, felismerhető-e a sütisáv, és megvannak-e az adatvédelmi és impresszumhivatkozások — minden megállapításnál besorolással. Nem helyettesíti a jogi tanácsadást.