Jotform AVG-conform integreren

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., VS) is een veelgebruikte formulierbouwer. Standaard worden formulieren en de ingediende gegevens op Amerikaanse servers verwerkt; een EU-server is optioneel te kiezen.

Jotform biedt drie serverregio's: US, EU en Canada. De keuze wordt per account gemaakt en bepaalt waar formulieren worden gehost en antwoorden worden opgeslagen. Voor de Duitse markt is de EU-server de voor de hand liggende keuze — die verplaatst de opslag naar Frankfurt en verlicht de derdelandenkwestie. Belangrijk: de omschakeling werkt niet met terugwerkende kracht; bestaande formulieren en gegevens moeten actief worden gemigreerd.

Bij Jotform gebeurt het insluiten meestal via een iframe plus een feeder-script dat de hoogte aanpast. Beide laden bij het laden van de pagina. Wie dat wil vermijden, linkt het gehoste formulier (form.jotform.com/...) of laadt het iframe pas na een gebruikersinteractie. Jotform plaatst bovendien cookies afhankelijk van de formulierfuncties (bijv. voortgang opslaan), die in de cookieverklaring horen.

Een vaak over het hoofd gezien punt zijn de extra functies: betaalintegraties, reCAPTCHA tegen spam, e-mailautoresponders en integraties met Google Sheets of CRM-systemen brengen elk hun eigen ontvangers en gegevensstromen mee. Elke actieve integratie hoort in de privacyverklaring.

Is dit een risico?

Een ingesloten Jotform-formulier laadt bij het laden van de pagina scripts van jotform.com of de bijbehorende CDN-domeinen en bouwt een verbinding met Jotform-servers op. Die toegang tot het apparaat is zonder actief gebruik niet nodig en dus toestemmingsplichtig volgens § 25 lid 1 TDDDG als het formulier globaal is geïntegreerd. Zonder EU-server worden de formuliergegevens in de VS opgeslagen.

Wat je kunt doen

• In de Jotform-accountinstellingen de EU-server (dataresidentie in de EU) kiezen — dat moet vóór het aanmaken van de formulieren gebeuren, of bestaande formulieren moeten worden gemigreerd.
• Het formulier niet globaal via script insluiten, maar linken of pas na een klik laden.
• Een verwerkersovereenkomst afsluiten met Jotform (beschikbaar in het account).
• Jotform in de privacyverklaring noemen met aanbieder, serverlocatie, doel, formuliergegevens en bewaartermijn.

Veelgestelde vragen

Is Jotform met EU-server AVG-conform te gebruiken?

De EU-server verplaatst hosting en gegevensopslag naar de EU en verlicht zo de doorgifte naar een derde land. De toestemmingsvraag voor een globaal ingesloten formulierscript en de verwerkersovereenkomst worden hier niet door geraakt.

Moet ik de EU-server kiezen vóór het aanmaken van de formulieren?

Idealiter wel. De serverregio geldt per account en werkt niet met terugwerkende kracht. Bij een wissel moeten bestaande formulieren en antwoorden actief naar de EU-server worden gemigreerd.

Welke cookies plaatst Jotform?

Meerdere, afhankelijk van de formulierfuncties (sessiebeheer, voortgang opslaan, spambeveiliging). De concreet geplaatste cookies moeten in het netwerktabblad worden gecontroleerd en in de cookieverklaring worden gedocumenteerd.

Hoe zit het met reCAPTCHA in Jotform-formulieren?

Als je de reCAPTCHA-spambeveiliging inschakelt, laadt Google reCAPTCHA in het formulier — met dezelfde privacyvragen als bij elke reCAPTCHA-integratie. Alternatieven zijn Jotforms eigen honeypot of een tijdfilter.

Hoe consentglass helpt

De gratis scan controleert de geleverde HTML en toont welke diensten zijn ingebed, of er een cookiebanner wordt gedetecteerd en of links naar privacy en colofon aanwezig zijn — met duiding per bevinding. Hij is geen vervanging voor juridisch advies.