Встраивание Jotform в соответствии с GDPR

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., США) — широко распространённый конструктор форм. По умолчанию формы и отправленные данные обрабатываются на американских серверах; сервер в ЕС можно выбрать опционально.

Jotform предлагает три серверных региона: США, ЕС и Канада. Выбор делается для всего аккаунта и определяет, где размещаются формы и хранятся ответы. Для немецкого рынка сервер в ЕС — очевидный выбор: он переносит хранение во Франкфурт и смягчает вопрос третьих стран. Важно: переключение не действует задним числом; существующие формы и данные нужно активно мигрировать.

Встраивание в Jotform обычно происходит через iframe плюс feeder-скрипт, который подгоняет высоту. Оба загружаются при открытии страницы. Кто хочет этого избежать, даёт ссылку на размещённую форму (form.jotform.com/...) или загружает iframe только после взаимодействия пользователя. Кроме того, Jotform в зависимости от функций формы (напр. сохранение прогресса) устанавливает файлы cookie, которые относятся к заявлению о файлах cookie.

Часто упускаемый момент — дополнительные функции: платёжные интеграции, reCAPTCHA против спама, автоответчики электронной почты и интеграции с Google Sheets или CRM-системами несут каждая своих получателей и потоки данных. Каждая активная интеграция относится к политике конфиденциальности.

Это риск?

Встроенная форма Jotform при открытии страницы загружает скрипты с jotform.com или связанных CDN-доменов и устанавливает соединение с серверами Jotform. Этот доступ к конечному устройству не является необходимым без активного использования и поэтому требует согласия по § 25 абз. 1 TDDDG, если форма встроена глобально. Без сервера в ЕС данные формы хранятся в США.

Что вы можете сделать

• В настройках аккаунта Jotform выбрать сервер в ЕС (резидентность данных в ЕС) — это должно произойти до создания форм, либо существующие формы нужно мигрировать.
• Форму не встраивать глобально через скрипт, а давать ссылку или загружать только после клика.
• Заключить с Jotform договор об обработке по поручению (доступен в аккаунте).
• Указать Jotform в политике конфиденциальности с поставщиком, местоположением сервера, целью, данными формы и сроком хранения.

Частые вопросы

Можно ли использовать Jotform с сервером в ЕС в соответствии с GDPR?

Сервер в ЕС переносит хостинг и хранение данных в ЕС и тем самым смягчает передачу в третью страну. Вопрос согласия для глобально встроенного скрипта формы и договор об обработке при этом остаются незатронутыми.

Нужно ли выбирать сервер в ЕС до создания форм?

В идеале да. Серверный регион действует для всего аккаунта и не имеет обратной силы. Существующие формы и ответы при смене нужно активно мигрировать на сервер в ЕС.

Какие файлы cookie устанавливает Jotform?

В зависимости от функций формы (управление сессиями, сохранение прогресса, защита от спама) несколько. Конкретно устанавливаемые файлы cookie следует проверить во вкладке «Сеть» и задокументировать в заявлении о файлах cookie.

Как обстоят дела с reCAPTCHA в формах Jotform?

Если активировать защиту от спама reCAPTCHA, в форме загружается Google reCAPTCHA — с теми же вопросами защиты данных, что и при любом встраивании reCAPTCHA. Альтернативы — собственный honeypot Jotform или временной фильтр.

Как помогает consentglass

Бесплатная проверка анализирует предоставленный HTML и показывает, какие сервисы встроены, обнаружен ли баннер cookie и есть ли ссылки на конфиденциальность и контактные данные — с классификацией для каждого вывода. Не заменяет юридическую консультацию.