Вграждане на Jotform съобразно GDPR

Jotform (jotform.com, Jotform Inc., САЩ) е широко разпространен конструктор на формуляри. По подразбиране формулярите и подадените данни се обработват на американски сървъри; сървър в ЕС може да се избере опционално.

Jotform предлага три сървърни региона: САЩ, ЕС и Канада. Изборът се прави за целия акаунт и определя къде се хостват формулярите и се съхраняват отговорите. За германския пазар сървърът в ЕС е логичният избор — той премества съхранението във Франкфурт и смекчава въпроса за трети държави. Важно: превключването не действа със задна дата; съществуващите формуляри и данни трябва активно да се мигрират.

Вграждането при Jotform обикновено става чрез iframe плюс feeder скрипт, който напасва височината. И двете се зареждат при отваряне на страницата. Който иска да избегне това, свързва хостнатия формуляр (form.jotform.com/...) с линк или зарежда iframe едва след потребителско взаимодействие. Освен това Jotform поставя в зависимост от функциите на формуляра (напр. запазване на напредъка) бисквитки, които са част от декларацията за бисквитки.

Често пренебрегван момент са допълнителните функции: интеграции за плащане, reCAPTCHA срещу спам, имейл автоответници и интеграции с Google Sheets или CRM системи носят всяка свои собствени получатели и потоци от данни. Всяка активна интеграция е част от декларацията за поверителност.

Това риск ли е?

Вграден Jotform формуляр зарежда при отваряне на страницата скриптове от jotform.com съотв. свързаните CDN домейни и изгражда връзка към сървърите на Jotform. Този достъп до крайното устройство не е необходим без активно използване и с това изисква съгласие съгласно § 25, ал. 1 TDDDG, ако формулярът е вграден глобално. Без сървър в ЕС данните от формуляра се съхраняват в САЩ.

Какво можете да направите

• В настройките на акаунта в Jotform да се избере сървърът в ЕС (местопребиваване на данните в ЕС) — това трябва да се направи преди създаването на формулярите, съотв. съществуващите формуляри да се мигрират.
• Формулярът да не се вгражда глобално чрез скрипт, а да се свързва с линк или да се дозарежда едва след кликване.
• Да се сключи договор за възлагане на обработката с Jotform (наличен в акаунта).
• Jotform да се посочи в декларацията за поверителност с доставчик, местоположение на сървъра, цел, данни от формуляра и срок на съхранение.

Често задавани въпроси

Може ли Jotform със сървър в ЕС да се използва съобразно GDPR?

Сървърът в ЕС премества хостинга и съхранението на данни в ЕС и с това смекчава трансфера към трета държава. Въпросът за съгласието за глобално вграден скрипт на формуляр и ДВОД остават незасегнати от това.

Трябва ли да избера сървъра в ЕС преди създаването на формулярите?

В идеалния случай да. Сървърният регион важи за целия акаунт и не действа със задна дата. Съществуващите формуляри и отговори трябва при смяна активно да се мигрират към сървъра в ЕС.

Какви бисквитки поставя Jotform?

В зависимост от функциите на формуляра (управление на сесии, запазване на напредъка, защита от спам) няколко. Конкретно поставяните бисквитки трябва да се проверят в раздела „Мрежа“ и да се документират в декларацията за бисквитки.

Какво е положението с reCAPTCHA във формулярите на Jotform?

Ако активирате защитата от спам reCAPTCHA, Google reCAPTCHA се зарежда във формуляра — със същите въпроси за защита на данните като при всяко вграждане на reCAPTCHA. Алтернативи са собственият honeypot на Jotform или времеви филтър.

Как помага consentglass

Безплатната проверка анализира предоставения HTML и показва кои услуги са вградени, разпозната ли е лентата за бисквитки и налични ли са връзките към поверителност и данни за контакт — с класификация към всяка констатация. Не замества правна консултация.