Typeformin lisääminen GDPR:n mukaisesti

Typeform (typeform.com, Typeform S.L., konserniyhteys Yhdysvaltoihin) on suosittu lomake- ja kyselytyökalu. Upotettu lomake lataa skriptejä osoitteesta typeform.com ja voi upotustavasta riippuen muodostaa yhteyksiä jo ennen täyttämistä.

Typeform tuntee useita upotustapoja: koko näytön upotuksen, ponnahdusikkunan, liukupaneelin ja inline-säiliön. Kaikki lataavat Typeformin upotusskriptin sivua avattaessa. Pelkkä linkki isännöityyn Typeformiin (typeform.com/to/...) on datasäästöisin vaihtoehto — tässä ei tapahdu mitään klikkaukseen asti, ja kävijä kutsuu palvelun sitten itse.

Syötettyjen vastausten osalta Typeform on henkilötietojen käsittelijä. Ratkaisevaa on tallennuspaikka: Typeform tarjoaa tariffista riippuen EU-tietoalueen, jolla vastaukset tallennetaan Eurooppaan. Jos se ei ole aktiivinen, tiedot ovat Yhdysvalloissa, ja siirto tarvitsee perusteen (EU:n ja Yhdysvaltojen välinen Data Privacy Framework) ja merkinnän tietosuojaselosteeseen. Käsittelysopimus Typeformin kanssa on joka tapauksessa pakollinen.

Lomakkeet, jotka keräävät henkilötietoja, tarvitsevat lisäksi oman tietosuojatiedon suoraan lomakkeen yhteydessä tai linkitettynä: mitä kenttiä käsitellään, mihin tarkoitukseen, millä oikeusperusteella ja kuinka kauan vastaukset säilytetään. Tämä pätee lomaketyökalusta riippumatta.

Onko tämä riski?

Upotettu Typeform lataa sivua avattaessa JavaScriptiä ja muodostaa yhteyden Typeformin palvelimiin. Niin kauan kuin kukaan ei käytä lomaketta, tämä pääsy päätelaitteeseen ei ole „ehdottoman välttämätön“ — se on siis TDDDG:n 25 §:n 1 momentin mukaan suostumuksenvarainen, jos lomake latautuu globaalisti. Lisäksi: lomakkeeseen syötetyt tiedot tallennetaan Typeformiin, ja ilman aktivoitua EU-tietoaluetta ne voivat päätyä Yhdysvaltoihin.

Mitä voit tehdä

• Skriptiupotuksen sijaan käytä yksinkertaista linkkiä „Avaa lomake“, joka käynnistää Typeformin uudessa välilehdessä — silloin pääsy tapahtuu vasta aktiivisen käytön jälkeen.
• Jos lomakkeen on määrä pysyä upotettuna: lataa se JavaScriptillä vasta oman paikkamerkkipainikkeen klikkauksen jälkeen tai sisällytä se suostumuskerrokseen.
• Aktivoi Typeform-työtilassa EU-tietoalue (tietojen tallennus Euroopassa), jos tariffi sen sallii, ja tee henkilötietojen käsittelysopimus.
• Mainitse Typeform tietosuojaselosteessa palveluntarjoajan, tarkoituksen, tallennettujen lomaketietojen, tallennuspaikan ja mahdollisen Yhdysvaltoihin-siirron kanssa.

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitseeko upotettu Typeform suostumusbannerin?

Jos upotusskripti latautuu sivua avattaessa: kyllä. Jos lomake latautuu vasta aktiivisen klikkauksen jälkeen tai siihen vain linkitetään, käyttö voidaan perustaa TDDDG:n 25 §:n 2 momenttiin.

Minne Typeform tallentaa lomakevastaukset?

Oletusarvoisesti Yhdysvaltoihin. Tariffista riippuen voidaan aktivoida EU-tietoalue, joka pitää vastaukset Euroopassa. Todellinen tallennuspaikka kuuluu tietosuojaselosteeseen.

Riittääkö linkki Typeformiin upotuksen sijaan?

Kyllä, ja se on datasäästöisin ratkaisu. Tekstilinkki tai painike, joka avaa isännöidyn lomakkeen uudessa välilehdessä, ei siirrä klikkaukseen asti tietoja Typeformille.

Mitä lomakkeen yhteydessä pitää lukea?

Lyhyt tietosuojatieto: mitä tietoja kerätään, mihin, millä perusteella ja kuinka kauan niitä säilytetään — plus linkki täydelliseen tietosuojaselosteeseen.

Näin consentglass auttaa

Ilmainen skannaus tarkistaa toimitetun HTML:n ja näyttää, mitä palveluita on upotettu, tunnistetaanko evästebanneri ja ovatko linkit tietosuojaan ja vastuuvapauslausekkeeseen olemassa — taustatietojen kanssa jokaisesta havainnosta. Se ei korvaa oikeudellista neuvontaa.