Používání Mailchimpu v souladu s ochranou údajů

Mailchimp (Intuit Inc., USA) zpracovává e-mailové adresy, chování při otevírání a klikání a vkládá do e-mailů počítací pixel. Služba potřebuje čistý souhlas a doložený přenos do USA.

Double opt-in není v Mailchimpu výchozí, ale nastavení pro každé publikum: pod Settings → Audience name and defaults musí být aktivní „Enable double opt-in“. Bez tohoto nastavení se každá adresa zadaná přes formulář dostane hned do seznamu — single opt-in, který je ve sporu obtížně prokazatelný a který německé soudy pro reklamní e-maily pravidelně považují za nedostatečný.

Druhým stavebním kamenem je zpracovatelská smlouva. Intuit poskytuje Data Processing Addendum, který platí přijetím podmínek použití; obsažené standardní smluvní doložky nebo certifikace DPF Intuit jsou základem pro přenos zpracování do USA. Obojí by mělo být doloženo a zmíněno v zásadách ochrany osobních údajů.

Sledování aktivní ve výchozím nastavení v kampaních Mailchimpu (otevření e-mailů přes počítací pixel, kliknutí přes přepsané odkazy) vytváří profily využití. Čistým přístupem je toto sledování buď vypnout, nebo zahrnout do souhlasu a uvést v zásadách ochrany osobních údajů. Paušální poznámka „používáme Mailchimp“ nestačí.

Je to riziko?

Pro rozeslání newsletteru je právním základem zpravidla souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR), doložený přes double opt-in. Bez potvrzené registrace, bez zpracovatelské smlouvy s Intuit nebo bez uvedeného základu pro přenos právní základ chybí. Sledování otevření a kliknutí obvyklé v newsletterech vyžaduje samostatný souhlas nebo musí být transparentní.

Co můžete udělat

• Aktivuj double opt-in: po registraci potvrzovací e-mail s aktivačním odkazem, teprve poté se adresa přidá do seznamu.
• Zaznamenej čas registrace, IP a čas potvrzení (Mailchimp to ukládá v poli „Opt-in“).
• Uzavři zpracovatelskou smlouvu (Data Processing Addendum) s Intuit; standardní smluvní doložky nebo certifikaci DPF dolož jako základ pro přenos.
• V zásadách ochrany osobních údajů uveď Mailchimp/Intuit jako příjemce, přenos do USA, sledování otevření a kliknutí a právo odvolat souhlas (odhlašovací odkaz).

Časté dotazy

Je single opt-in u newsletterů přípustný?

U reklamních newsletterů německá judikatura prakticky vždy vyžaduje double opt-in, protože jen tak je prokazatelné, že registrace pochází od majitele adresy. Single opt-in je ve sporu sotva obhajitelný.

Potřebuji pro Mailchimp zpracovatelskou smlouvu?

Ano. Mailchimp zpracovává e-mailové adresy vaším jménem. Data Processing Addendum Intuit platí přijetím podmínek; měli byste ho archivovat.

Smím používat sledování otevření v newsletterech?

Jen transparentně a ideálně na základě souhlasu. Počítací pixel a sledování kliknutí vytvářejí profily chování; příjemci musí být informováni a mnoho odborníků na ochranu údajů považuje samostatný souhlas za nutný.

Je přenos do Mailchimpu po DPF bezproblémový?

Přenos je v zásadě pokryt EU-US Data Privacy Framework, dokud je Intuit certifikovaná. Povinnosti souhlasu a prokazování pro samotný newsletter platí nezávisle na tom.

Jak pomáhá consentglass

Bezplatný sken kontroluje dodané HTML a ukazuje, které služby jsou vložené, zda je rozpoznána cookie lišta a zda jsou odkazy na soukromí a tiráž — se zařazením u každého zjištění. Nenahrazuje právní poradenství.